「会議が長すぎて議事録が膨大になってしまう」「要点を絞った議事録が作れない」
そんな悩みを抱えているあなたにぴったりの解決策が、ChatGPTを使った議事録要約です。
会議後の議事録作成にかかる時間を短縮し、要点だけを素早く整理できるようになります。ChatGPTを活用すれば、長時間の会議でも必要な情報だけを抽出し、簡潔にまとめることが可能です。
本記事では、ChatGPTを使って議事録を効率よく要約する方法を解説します。
この記事を読むと、以下のことができるようになります：
- 議事録作成の時間を短縮するためのプロンプト設計方法
- 会議内容を整理し、決定事項やアクションアイテムを明確にする方法
- 読みやすい議事録を作成するためのポイントとテクニック
「議事録を簡単にまとめたい」「会議後の作業を効率化したい」と考えているあなたにぴったりの記事です。
ChatGPTで議事録要約を始める前に知っておきたいこと
議事録を要約する際に重要なのは、会議の核心となる部分をしっかりと抽出することです。ChatGPTは、会議の内容を正確に把握して、重要なポイントをまとめるのに非常に役立ちます。しかし、効果的に要約を行うためには、ChatGPTに対して適切なプロンプトを与えることが重要です。
1. ChatGPTにプロンプトを与える前に確認すべきこと
議事録の要約において、ChatGPTを効果的に活用するために重要なポイントは以下の通りです：
- 目的を明確にする：議事録の要約における目的（決定事項、アクションアイテム、参加者の発言要約など）を明確にすることで、ChatGPTがどの部分を重視すべきかを伝えることができます。
- 情報の精度を確認する：議事録の中で最も重要なポイントが正確に要約されるよう、事前に会議内容を振り返り、必要な情報を整理しておきましょう。
- プロンプトの具体性：ChatGPTに指示を与える際は、具体的なプロンプトを使うことで、より精度の高い要約が可能になります。
2. ChatGPTの出力の確認と修正
ChatGPTが出力した要約結果を確認した後、必要に応じて修正を加えることが重要です。特に、会議の目的や内容に合わせて、追加の情報やフォーマット調整を行うことが求められます。
次のセクションでは、シーン別に使える要約プロンプトの具体的なパターンを紹介します。
シーン別に使える！要約プロンプトの具体パターン
議事録要約には、会議の内容や目的によって異なるアプローチが必要です。ChatGPTに与えるプロンプトも、シーンごとに使い分けることがポイントです。ここでは、シーン別に有効なプロンプトのパターンをいくつか紹介します。
1. 決定事項を要約するプロンプト
会議で決まった事項を要約する場合、以下のようなプロンプトを使うと効果的です。ChatGPTに、決定されたことを簡潔にまとめてもらいましょう。
「この会議の決定事項を要約してください。」ChatGPTの出力例
出力：
"1. 次回の会議は来週の金曜日に開催。
2. 新しいプロジェクトの予算が承認されました。
3. チームメンバーは、来月からフルタイムで勤務開始。" 2. 役職者別の発言要約
会議で発言した役職者ごとに要約を作成する場合、以下のようにプロンプトを設計します。
「この会議での役職者ごとの発言を要約してください。」ChatGPTの出力例
出力：
"CEO John：プロジェクト予算についての最終決定を発表。
Manager Sarah：来月のスタッフ増員に関する提案。
Assistant Mark：次回会議の日程について確認。" 3. 次回のタスクやアクションアイテムを要約
会議で決まったタスクやアクションアイテムを要約するプロンプトです。ChatGPTに、次回までに誰が何をするかを整理してもらいます。
「次回の会議までに実施すべきアクションアイテムを要約してください。」ChatGPTの出力例
出力：
"1. Sarah：来週までに予算案を提出。
2. Mark：次回会議までにプロジェクト計画書を作成。
3. John：スタッフ増員計画を決定。" これらのプロンプトを使うことで、会議の目的に合わせた要約が可能になります。次のセクションでは、より読みやすく、再利用しやすい議事録作成のための方法を紹介します。
読みやすく、再利用しやすい議事録を作るために
議事録を作成する際には、単に要約するだけでなく、誰でも読みやすく、再利用しやすい形式でまとめることが大切です。ここでは、読みやすく整理された議事録を作成するためのコツと、再利用しやすいフォーマットの作り方を紹介します。
1. 議事録をシンプルに整理する
会議の議事録は、誰でもすぐに必要な情報を見つけられるように整理されているべきです。長文の議事録をそのまま提出するのではなく、以下の項目を整理して記載すると読みやすくなります：
- 決定事項
- アクションアイテム
- 参加者
- 次回会議の予定
これにより、会議の内容が簡潔に伝わり、読み手にとって理解しやすい議事録になります。
2. 再利用しやすいフォーマットの作成
議事録は繰り返し利用されることが多いため、定型的なフォーマットを作成することが重要です。例えば、以下のような項目を定型化することで、次回からすぐに使えるテンプレートを作成できます：
- 会議の概要（目的、主な話題など）
- 決定事項（数値や日程も明記）
- アクションアイテム（担当者と期日）
- 次回会議の日時（予定を先に決める）
3. チャンク化と見出しの利用
長い議事録をチャンク化し、見出しをつけることで、より簡単に情報を取り出せるようになります。具体的には、以下のように議事録をセクションごとに分けると良いでしょう：
- 会議の目的
- 議論されたポイント
- 決定事項
- アクションアイテム
- 次回会議予定
これらの整理方法を実践することで、誰が見てもわかりやすい、また次回に活用しやすい議事録を作成できます。
次回からは、議事録を要約する際には、ChatGPTのプロンプトを駆使して、効率的に作成・整理しましょう。
まとめ: ChatGPTを使った議事録要約のポイント
本記事では、ChatGPTを使って議事録を効率的に要約する方法を解説しました。以下のポイントを振り返りましょう：
- 会議の決定事項やアクションアイテムを簡潔に整理するためのプロンプト設計法
- 議事録を読みやすく整理するためのコツとテクニック
- 再利用しやすいフォーマットの作成法
この記事を通じて、ChatGPTを使って議事録作成を効率化できる方法が学べました。次回からは、議事録要約の作業をもっとスムーズに、より精度高く行うことができます！
ChatGPTを活用して、会議内容を素早く整理し、次回の会議に向けて準備を進めましょう！
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