「せっかく議事録を書いたのに、なんか読みづらい…」
「口調がバラバラで、誰に読ませても微妙な反応」
そんな経験、あなたにもありませんか？
実はその“読みにくさ”、文体や敬語、トーンのばらつきが原因かもしれません。
でも大丈夫。ChatGPTを使えば、誰でも議事録をビジネス文書として読みやすく整えることができます。
この記事では、議事録の文章を校正・整形するためのChatGPT活用法を、プロンプト付きで詳しく紹介します。
「冗長な表現を削る」「話し言葉を整える」「トーンをフォーマルにする」など、すぐ使えるテクニック満載です。
伝わる・読まれる議事録を作りたい人にとって、きっと頼れる内容になるはずです。
その議事録、読みにくくない？ChatGPTで一発校正するスマート手法
会議の記録を「読みやすく、伝わりやすく」変えるAI活用法
会議の内容を記録することは大切ですが、読み手に伝わらなければ意味がありません。実際に共有された議事録を読んで「これ、何が決まったの？」と感じた経験、あるのではないでしょうか。
ChatGPTを活用すれば、文体の統一やトーンの調整、冗長表現の削除など、文章の「読みやすさ」と「伝わりやすさ」を劇的に向上させることができます。
さらに、担当者によって文章力に差があっても、ChatGPTに任せることで一定の品質で標準化が可能になります。これは忙しいチームや、複数人で議事録を作る環境にとって大きなメリットです。
文体・トーン・敬語を整えるプロンプト設計のポイント
ChatGPTに議事録の文章を整えてもらうには、指示の出し方がカギになります。例えば、以下のようなプロンプトが有効です：
以下の議事録を読みやすくビジネス文書風に整えてください。
・文体はフォーマルに
・敬語を統一する
・冗長な表現は削除これだけで、話し言葉の混在した原稿が、スッキリと読みやすい文章に変わります。
また、「トーンを柔らかくして」や「読み手が上司を想定」など、目的に応じた補足を加えることで、さらに精度の高い出力が得られます。
読まれる議事録の条件とは？読みづらさの原因と改善の方向性
よくある課題：文体の不統一・話し言葉・冗長な表現
議事録でよく見かけるのが「文体がバラバラ」「話し言葉が混ざっている」「同じことを繰り返している」といった問題です。
たとえば「〜というふうに思っています」や「えーっと」といった口語が残っていたり、「〇〇という話が出て、〇〇ということになりました」といった重複表現が散見されることも。
このような文章は、内容が入ってきにくく、読む側の集中力を削いでしまいます。
ChatGPTで読みやすさがどう変わるか事例で解説
では実際に、ChatGPTでどのように変わるのかを見てみましょう。
Before：
〇〇について、あの、えーっと、いろいろ話が出たんですけど、まぁ、〇〇というふうにやっていこうという話になったと思います。
After（ChatGPT整形）：
〇〇については複数の意見が出た結果、今後は〇〇の方向で進めることで合意されました。
このように、冗長な言い回しや口語を除くだけで、格段に伝わりやすくなります。
読み手を想定したフォーマット整備の必要性
議事録は「書いた本人がわかっていればいい」ものではありません。むしろ、読み手が誰で、何を求めているかを意識する必要があります。
たとえば、上司や外部の関係者に共有する場合には、「結論」「背景」「決定事項」などを整理したフォーマットが好まれます。
ChatGPTで整形するときにも、「読み手は役員想定」「5W1Hがはっきりするように」など、フォーマットへの指示を加えることで、より実用的なアウトプットが得られます。
ChatGPTに校正を依頼するベストなプロンプト活用法
「この文章をビジネス文書風に整えて」など基本の使い方
議事録を整えるうえでまず試してほしいのが、ChatGPTへの基本プロンプトです。
以下の議事録を、読みやすく自然なビジネス文書に整えてください。これだけでも、話し言葉がスムーズな書き言葉に変換され、語尾の揺れや曖昧な表現がぐっと洗練されます。
たとえば次のような議事録文を整形したい場合：
えーっと、来週にはその、資料をまとめて…まぁ、出せたらって感じです。
この文章に対して、上記のプロンプトを適用すると：
資料については来週中を目処に取りまとめ、提出予定です。
といったように、曖昧さを排除した端的な表現に変換されます。
書き言葉化、敬語補正、冗長表現カットの指示方法
さらに精度を高めたい場合は、目的別にプロンプトをカスタマイズすると効果的です。
以下の文章を修正してください。
・話し言葉をすべて書き言葉に変換
・敬語を統一（ですます調）
・冗長な表現を省略こうした具体的な指示があることで、ChatGPTの出力が格段に明確かつ実用的になります。
「敬語の揺れ」や「曖昧な表現」が残ると、議事録の印象がぼやけます。
ChatGPTなら、「〜と思います」「〜な気がします」などの表現も、目的に応じて
〜と考えられます。／〜と判断されました。
のように自然かつ明確な書き換えが可能です。
役職・部署名などを正確に反映させる指定例
議事録では、人名・役職・部署などを正確に記載する必要があります。しかしChatGPTは文脈から勝手に言い換えることもあるため、次のように明示するのが安全です：
前提：
・〇〇部 部長：佐藤一郎
・マーケティング課 課長：鈴木美咲
この前提を考慮して、以下の議事録を整形してください。固有名詞が出てくる場合には、冒頭に「前提条件」として与えることが、精度の高い文章生成につながります。
校正の質を上げるための調整テクニックと応用ワザ
トーンの使い分け：丁寧／フォーマル／カジュアル
ChatGPTは、文章の「トーン」も柔軟に調整できます。特に議事録では、読み手や用途に応じた文体の切り替えが重要です。
たとえば以下のように指定できます：
この文章を丁寧でやや柔らかいビジネス文書にしてください。また、「社内向け」「役員向け」「外部公開用」といったシチュエーションを伝えることで、さらに適切な調整が行えます。
たとえば、「少しフレンドリーに」「読みやすさを重視」と指定すれば、
〇〇について、進めてもよろしいでしょうか？
→
〇〇について、進行して問題ないかご確認いただけますと幸いです。
といったように、柔らかく丁寧な表現に整えることも可能です。
用語統一やフォーマット整形を依頼する方法
議事録の中で同じ意味を持つ用語が複数登場すると、読み手が混乱する原因になります。
その場合、以下のように依頼しましょう：
以下の議事録中の「MTG」「会議」「ミーティング」はすべて「会議」に統一してください。さらに、文末表現の整合性や、箇条書きのスタイル統一も、プロンプトで依頼すれば一貫性のある文章になります。
また、フォーマット調整では以下のような依頼が有効です：
議事録の各項目を以下の形式にまとめてください：
・議題
・要点（箇条書き）
・決定事項
・今後の対応（担当者・期限）このように構造を明示することで、読み手にとって格段にわかりやすくなります。
ChatGPTに「違和感がある箇所を指摘して」と依頼する応用例
自分では気づきにくい“ちょっと変な表現”も、ChatGPTに指摘させることができます。
次のようなプロンプトが効果的です：
以下の文章について、読んでいて違和感のある箇所を指摘し、その理由を教えてください。これにより、自分の文章表現の癖や曖昧な言い回しに気づくことができ、ライティングスキルの向上にもつながります。
特に、複数人が関わる会議では、発言者の意図が不明瞭になるケースがあります。
ChatGPTに「意味が伝わりにくい箇所があれば指摘してください」と促すと、意外な曖昧さにも気づけます。
明日から使える！議事録校正プロンプトテンプレート集
入力前後で比較できる例文付きテンプレ
以下は、ChatGPTに入力する前と、整形後の文章の比較です。
入力文：
えーっと、〇〇についてはまあ、いろいろあるんですけど、とりあえずやっていく方向でいいかと…
プロンプト：
この文章をフォーマルなビジネス文書に整えてください。話し言葉を排除し、冗長な表現を簡潔にまとめてください。出力例：
〇〇については複数の議論を経て、実行に移す方向で合意しました。
各プロンプトの目的・効果・注意点を整理
以下に、プロンプトのタイプごとに目的と効果、使用上の注意点を整理します。
| プロンプトの種類 | 目的 | 注意点 |
|---|---|---|
| 文体の統一 | 敬語やトーンを揃える | 話者の個性が消えすぎる場合がある |
| 冗長表現の削除 | 読みやすく簡潔にする | 意味まで省略しないよう確認が必要 |
| 固有名詞の指定 | 誤変換を防ぐ | 事前に前提を明記する |
ミスを防ぐためのチェックリスト付き
最後に、議事録をChatGPTで整形する前後にチェックしたいポイントをまとめました。
- 話し言葉は書き言葉に変換されているか？
- 同じ意味の語句が統一されているか？
- 敬語やトーンにブレはないか？
- 不要な重複表現は削除されているか？
- 文末表現が一貫しているか？
- 部署名・役職名・人名に誤りはないか？
このチェックを習慣化すれば、ミスの少ない信頼される議事録が完成します。
まとめ：ChatGPTで議事録を校正・整えるポイント
この記事では、ChatGPTを活用して議事録を読みやすく、正確に整える方法を紹介しました。
おさらいすると、次のポイントが重要です：
- ChatGPTで文体・トーン・敬語の調整が簡単にできる
- 口語をビジネス文書に変換するプロンプトが有効
- 固有名詞や役職情報は前提条件として明示する
- 読み手に応じたフォーマット指示で精度が向上
- 「違和感のある箇所を指摘」など応用指示も使える
- テンプレ・チェックリストを活用すれば再現性アップ
ChatGPTを“書き手の右腕”として活用すれば、議事録作成がもっとスマートに、もっと伝わるものになります。
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